发布单位：XX银行办公厅文号：银办发[2000]329号发布日期：2000年11月30日生效日期：2000年11月30日为了加强人民银行文书档案的科学管理，充分发挥档案在银行工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》的精神，总行制定了《XX银行文书档案管理办法》，现予印发，请认真贯彻执行。1988年总行办公厅制发的《XX银行文书档案管理办法（试行）》同时废止。第一章总则第一条为了加强XX银行文书档案的科学管理，充分发挥档案在人民银行工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》的精神，结合人民银行工作的具体情况，特制定本办法。第二条人民银行文书档案是指人民银行在各项工作中形成的应当归档保存的文件材料。它是人民银行工作活动的历史记录，反映人民银行贯彻执行党和国家的路线、方针、政策的情况，也反映人民银行在不同时期的历史面貌，是进行日常工作、经验总结、金融研究的依据和必要条件，是国家的宝贵财富。第三条人民银行总行及各级分支行按照集中统一管理档案的原则，对本单位的党、政、工、团等在工作中形成的文书档案由档案部门进行集中统一管理，不得分散保存，确保档案完整、准确、安全、保密和有效利用。第二章文书档案的管理体制和任务第四条各级行要加强对本单位档案工作的领导。根据人民银行的管理体制和国家档案工作的管理体制，人民银行各分支行和所属单位的档案工作，同时接受上级人民银行档案部门和地方档案行政管理部门的监督和指导。第五条总行办公厅设立档案处，各分行、营业管理部，省会（城市）中心支行应在办公室下设档案科（室），各地市中心支行设档案室，配备具有一定档案业务水平的专职人员，县支行配备专（兼）职档案人员。各直属企事业单位，应设置档案管理机构或配备专职档案人员。各单位办公室有一名领导同志分工主管档案工作。第六条文书档案工作的基本任务：（一）对本单位各部门形成的各种文件材料的收集、整理和归档。（二）集中统一管理本行各种门类和载体的档案，积极提供利用，为各项工作和研究服务。（三）收集、整理、保管和档案有关的资料。（四）掌握利用档案的情况，总结利用档案的经验，提高档案管理水平。（五）在统一领导、分级管理的原则下，对所属单位的档案工作进行监督、检查、指导和组织经验交流。（六）对所保管的全部档案定期进行鉴定、销毁工作，并按规定做好向档案馆移交档案的工作。（七）严格执行党和国家保密制度，维护档案的完整与安全。（八）办理领导交办的其他有关档案业务的工作。（九）不断提高档案管理水平，做到案卷质量标准化，档案整理系统化，库房管理科学化，查找利用现代化，调查统计制度化、准确化。第七条对档案干部的要求：（一）努力学习马列主义、毛泽东思想和邓小平理论，坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针、政策。（二）学习贯彻《档案法》，认真执行党和国家制定的档案工作的方针、政策、制度和办法，要具有档案专业业务知识，能够刻苦钻研档案业务，接受档案管理业务知识培训，提高档案的科学管理水平。（三）熟悉金融业务，要具有一定的计算机专业知识，能够适应办公自动化和档案科学管理的需要，要了解本单位的历史情况和现状，做好服务工作。（四）热爱档案工作，忠于职守，遵守职业道德，以高度的责任感，不断改进服务态度，努力提高工作效率和工作质量。第三章文件材料的形成与归档第八条各单位应建立、健全文件材料的形成、积累、整理、归档制度。第九条文件材料归档与不归档的范围一、归档的文件（一）中共中央、国务院和各级党、政领导机关关于银行工作的指示、决定、命令、规定、办法、通知等。（二）中共中央、国务院和各级党、政部门颁发的非本行主管业务范围，但要执行的指示、规定、命令、决定、通知等。（三）人民银行颁发的命令、制度、办法、指示、通知等文件。（四）各单位以党委或以行政名义向上级党政领导机关的请示、报告及其批复、指示。（五）各单位党委（党组）会议、行务会议、行长办公会议记录、纪要。（六）各单位大事记、值班日记、电话记录、周报。（七）各种会议的通知、报告、总结、典型材料、会议简报、汇报和领导同志的指示，以及会议讨论和参阅的文件。（八）各单位参加有关会议的文件材料。（九）各单位下发的各类文件的定稿和主要领导修改的修改稿。各类综合性报告、专题报告、调研报告、工作总结和转发的重要经验材料等。（十）各类统计报表、财产移交清册、征用土地及基本建设项目的文件材料等。（十一）有特殊保存价值的重要题词和资料。（十二）各单位主办的刊物、简报和各种汇编材料。（十三）出国考察、培训等活动形成的考察报告和其他重要材料。（十四）各单位内设部门向党委、行长的请示报告及签报。（十五）各单位与有关单位联合下发的规定、办法、通知以及联合向上级的报告、请示及上级机关的批复、指示。（十六）中央及地方有关部门颁发的规定、办法与本行业务有关、需要配合执行的。（十七）重要的人民来信来访的文件材料。（十八）与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料。二、不归档的文件（一）重份文件。（二）各单位之间互相抄送的文件。（三）下级单位报送的一般性工作总结和备案文件。（四）上级及同级机关送来的参考性文件。（五）一般性文件历次修改稿。（六）提出一般性建议的人民来信。（七）下级单位越级上报的文件（指定报送的材料除外）。第十条文书档案归档要按照文件材料的自然形成规律，保持它们之间的历史联系，区分不同价值，分类归档，使案卷正确地反映本行的各项活动，并便于保管和查找利用。第十一条各类文书档案应由档案部门集中归档，各单位工作中形成的文件材料，在办理完毕后，应及时整理、完整地交给本单位档案部门立卷、保管。第十二条各单位档案人员，应在每年年度开始前，根据本单位的工作任务，参照上年度的案卷类目，拟定本年度案卷类目，参照本办法的规定，对具有保存价值的文件及时收集、归档。第十三条归档文件整理规则（一）分类：分类采用年度一机构（或问题、发文文号）―保管期限进行归档。1.分年度将文件按其形成的年度分开。2.分机构（或问题、发文文号）将文件按其形成部门或承办部门（或按其内容反映的问题、发文文号等）分开。3.分保管期限将文件按划定的不同保管期限分开。（二）装订：归档文件应按件装订。1.原则上每份文件单独计算为一件。文件正本与定稿为一件；正件与附件为一件；报表、名册、图册等，一册（本）为一件；请示、报告与批复、批示，来文与复文一般分别计算件数。2.同一文件的不同稿本，正本在前，定稿在后；不同文字的文本，中文本在前，外语本在后；汉文本在前，少数民族文本在后。（三）排列：归档文件应在分类的基础上进行排列。1.不同年度的文件，按年代先后顺序排列。2.不同机构（或问题）的文件，按内设机构序列（或分类时问题间的顺序）排列。3.不同保管期限的文件，按永久、长期、短期的顺序排列。4.分类后最低一级类目中的文件，按事由或时间、重要程度等因素排列。会议文件、非诉讼案件材料、统计报表、简报、刊物等一般应分别排列在一起。（四）加盖归档章：归档文件应逐件在首页上端的空白位置加盖归档章。归档章应包括以下基本项目：全宗号、年度、期限、盒号、件号、页数、机构。填写归档章项目时字迹材料应符合存档要求。1.全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。2.年度：填写文件归入的年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。3.期限：即保管期限，标注归档文件保管期限为“永久”、“长期”、“短期”。4.盒号：即档案卷号，以保管期限“永久”、“长期”、“短期”分别用阿拉伯数字标注顺序号。5.件号：每一盒档案内文件的排列顺序号。6.机构：填写相应机构名称。（五）装盒：归档文件应按件号顺序装入档案盒。不同年度的文件不应装入同一盒内。不同保管期限的文件不应装入同一盒内。按问题分类时，不同问题形成的文件不应装入同一盒内。（六）编目：编目包括填写档案盒盒脊、编制档案目录和备考表。1.填写档案盒盒脊档案盒盒脊项目应包括机构、年代，期限、盒号。机构应填写归档单位全称。年代应填写归入档案的年度，以大写汉字标注。期限应分别填写“永久”、“长期”、“短期”。盒号应用阿拉伯数字填写。填写档案盒盒脊项目时，字迹应工整，符合存档要求。2.编制档案目录归档文件应逐件编入档案目录。档案目录包括以下基本项目：机构、件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。目录用纸幅面尺寸采用国际标准a4型。3.编制档案目录封面档案目录应分年度，按不同保管期限装订成册，并编制档案目录封面。4.编制备考表填写备考表项目时字迹材料应符合要求。备考表项目包括本盒文件情况说明、责任人和日期，用于填写本盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需说明的情况。第四章档案的整理、保管和利用第十四条档案的整理（一）一个单位在其工作活动中形成的各种门类和载体的档案为一个全宗。（二）新成立的单位，一个单位分为两个以上的单位，几个单位合并为一个单位，都应分别建立新的全宗。（三）单位改变领导关系、名称，但其工作性质和业务范围未发生变化，仍接续原来的全宗。（四）单位的内部机构一般不建立单独全宗。（五）临时机构一般不建立单独全宗，其档案应纳入其主管机关档案全宗统一管理。（六）案卷的排列，应以全宗为单位，按不同门类、载体和不同保管期限分别排列。案卷排列方法应统一，前后保持一致，不可任意改动。（七）按照案卷的排列顺序编写卷号，以固定案卷位置。在同一案卷目录内不得出现重复的案卷号。第十五条档案的保管（一）各单位档案部门接收档案时，应进行审查，根据案卷目录查点清楚，及时记录入库。（二）各单位档案全宗应按年代―组织机构排列保管。（三）各单位应根据保存档案资料的数量，设置必需的档案专用库房和柜架；新建单位或新建办公用房，应把档案部门用房列入基建计划。库房要坚固，并有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施。（四）各单位档案处、科（室）应根据工作需要，设置温湿度计、复印机、收录机、照像机、去湿机、空调设备和电子计算机等。（五）档案库房，应绘制档案存放的示意图，以利查找方便。（六）各单位档案部门都应建立全宗卷，以积累存储本单位案卷的立卷说明、分类方案、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、检查记录、全宗介绍等材料。（七）档案部门应定期组织人员对档案保管情况进行全面检查，并作记录，发现问题及时向领导汇报，采取有效措施，保护档案的安全。（八）各单位档案管理现代化应纳入机关办公自动化系统，同步发展，以提高档案科学管理水平和服务质量。第十六条档案的利用（一）档案的利用是档案管理的根本目的。各单位档案部门要树立以利用为中心的思想，做好各项基础工作。档案人员要熟悉馆藏档案的情况，主动了解每个时期党的中心工作和机关工作任务，积极开展档案的利用工作。（二）各单位档案部门要结合工作的需要，编制《档案目录》，有条件的还可以编制查找工具书和参考资料（如卡片、目录、索引等），并有计划地将库存档案信息逐步实现计算机管理，满足各方面利用。（三）各单位档案部门应努力开展档案史料编研工作，积极配合业务部门编写《全宗介绍》、《组织沿革》、《金融大事记》等文件汇编。（四）建立和健全档案借阅制度。根据档案的机密等级，履行不同的批准手续。借出和归还档案时，档案管理人员应作详细检查，保证卷内文件齐全。（五）为了延长档案的寿命，档案管理人员和利用者，必须爱护档案，不得对档案进行涂改、勾划、剪裁和污损。（六）档案部门应按规定填写接收和移交档案登记簿。（七）准确编制档案工作情况统计年报，及时上报上级档案管理部门。第五章档案鉴定、销毁和移交第十七条档案的鉴定与销毁（一）各单位可根据总行制定的《XX银行文书档案保管期限表》，编制本单位的档案保管期限表，经领导批准后实行并报上级单位和当地档案行政管理部门备案。（二）定期进行档案鉴定工作。鉴定工作由档案部门和有关业务部门组织鉴定小组，在本行办公厅（室）领导下进行，对超过保管期限的档案重新进行鉴定，把确已失去利用价值的档案编制清册，报经本行主管行长批准销毁。（三）销毁档案时，应与本行保卫、保密部门取得联系，指定专人销毁和监销。第十八条档案的移交（一）向档案馆移交档案的范围和年限，按中共中央办公厅、国务院办公厅《机关档案工作条例》第二十五条规定执行，即“省级以上机关应将永久、长期保存的档案在本机关保存二十年左右；省辖市（州、盟）和县以下机关将永久、长期保存的档案在本机关保存十年左右向有关档案馆移交。”（二）档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。第六章档案的管理制度第十九条档案库房管理制度（一）档案库房是保管档案的重要场所。为使档案得以安全保管，必须确定专人负责管理，切实遵守保密制度，做好档案库房的管理工作。（二）非档案管理人员不得进入档案库房。（三）库房内严禁烟火。易燃、导燃、爆炸物品一律不准带入库房，亦不准在库房附近堆放。（四）库房内电灯用毕后应即关闭，每日下班切断电路，并认真检查，发现问题及时处理。（五）随时注意库房门窗的开关和上锁，严加管理钥匙。（六）消防设备经常保持齐备，每半年检查一次。（七）库房内放置杀虫剂，防止虫蛀档案，发现档案被虫蛀时，应及时报告领导并进行处理。（八）库房内经常保持整齐、清洁，同时根据库房内温湿度的变化情况，随时通风，调整库内温湿度。第二十条档案资料调阅办法（一）凡调阅档案资料，必须办理借阅手续。（二）本单位内各部门人员，调阅本部门的档案资料，由调卷人在调卷单上签字即可调阅。调阅涉密档案资料，须经本部门领导签字调阅。（三）调阅党委档案资料，调卷人员必须是党员，须经党委成员批准；调阅党委会议记录或涉密案卷，由党委书记或副书记签字后方能调阅，但只限在档案室查阅。（四）外单位来借阅、索取、摘抄档案资料，须持单位介绍信，写明借阅档案用途，经办公厅（室）主任签字后，方可借阅。（五）调阅档案的人员，对档案应妥善保管，不得遗失，泄密和污损，不准抽换、涂改、勾画文件，不准拆散案卷。非经档案部门同意不得复印或转借。（六）调阅档案，用后及时归还，一般不得超过三天，特殊原因最长不得超过十天。（七）调阅档案人员出差或调动工作时，应将所借的档案资料及时归还档案部门，如已调动工作，借阅档案未归还档案部门，由原单位负责追收归还。第七章附则第二十一条各分支行、直属企事业单位可根据本办法，制定档案管理细则，经领导批准后执行。第二十二条本办法自印发之日起实行。