公司费用报销管理制度及流程(大家所在的公司费用报销制度有期限限制吗?如费用发生当日起一个月内未报销的不予报销,合理吗)
按照我的经验和对多家公司相关制度的了解:
1、
设立报销时限的做法是合理的,特殊情况特殊处理,原因是:
1、根据相关法律政策,企业都是按月进行会计核算、报税及工资发放的
其中会计核算和报税都涉及到成本费用的确认,工资发放涉及到根据成本、费用以及利润情况的考核结果。
报销时间跨度太长,可能导致的结果:
(1)成本和费用数据不准确,影响财务数据的准确性;
(2)不准确的财务数据,不利于核算,影响应纳税所得额和应纳税额的数据账面准确性;
(3)不准确的数据影响针对项目、人员的绩效考核结果,也就是影响他们的收入。
比如如果有一笔费用没有入账,导致当月利润计算虚高,相关人员的收入增加,而在以后月度入账后,利润、收入都会相应冲减。
(4)财务数据作为决策参考的重要依据,如果及时性和准确性有问题,可能对决策形成误导,造成错误的判断和指令,最终影响整个经营情况。
2、不及时报销,容易节外生枝,带来不必要的麻烦
(1)如果是个人垫资,不及时报销,可能是因为项目进展不顺利,不能及时反馈出来,会影响整体推进;
(2)相关人员不能养成良好的工作习惯:
或者攒到一起,形成较大的费用集中报销,造成费用和利润波动,影响考核;
或者开票后,未能及时报销,导致发票确实,影响报销,给员工造成损失;
或者个人借款后,未用做工作支出,造成挪用,既造成个人错误,也可能形成公司损失;
或者造成项目费用混杂,无法保证相对独立核算,导致项目情况无法真实反映,也影响相关人员的个人考核和激励;
或者因为时间跨度大,对费用支出的真实性、必要性等无法确认;
或者因为报销当事人对相关情况无法回忆,说不清相关情况;
或者因为中间的经手人变动,造成相关情况无从知晓,形成断头帐;
或者有人利用时间长作为漏洞,鱼目混珠,夹带私货。
......
3、及时报销,既是财务规范的要求,也是业务规范的要求,更是法律规范的要求
(1)财务角度,一定要贯彻及时性和准确性原则,保证费用支出的准确、真实和及时的反映;
(2)业务角度,有利于执行力的提高、项目情况的准确及时反映,以及人员管理的有效性,并且会形成良好的工作氛围和执行文化;
(3)法律角度,跨度太大的费用报销,总是核查的重点,由于时间久,相关链条不完整的话,就容易说不清道不明。
几乎所有的长时间跨度报销都会有理由,当时这些理由都是有办法克服的,而不是不可抗力造成的,那就属于个人原因。个人原因,需要服从组织管理,而不予报销就是一种制度性警示和惩戒,督促养成良好的习惯。
当然,合理性也需要一定的灵活性来配合进行
如果确实有特殊情况,可以在费用发生时,以书面方式向主管领导和财务部门说明情况,获得首肯和谅解后,在经批准后承诺的时间内完成报销,这点弹性一般都是有的,只是需要当事人主动做出上述的事前申请动作罢了。
当然,特殊情况,一定是偶尔为之的,而不是制度的一个后门。
其实,只要自我约束,提醒和督促自己形成良好的工作习惯,一定不会为了一个月的报销时限而发愁的。